Mit 100% Sicherheit hast du folgende frustrierende Situation schon erlebt: Deine Absicht war es, ein wichtiges Projekt voranzutreiben. Doch bevor du dich dieser Aufgabe widmen konntest, wolltest du noch rasch zwei, drei Dinge der To-Do-Liste abarbeiten, deinen Bürotisch aufräumen und ein dringendes Telefonat tätigen, damit du dann frei von Sorgen in dein wichtiges Projekt eintauchen kannst. Das war zumindest der Plan. Vermutlich ist es dir dann so ergangen wie uns allen, welche diese Strategie angewandt haben: Nachdem du all die tausend kleinen Dinge erledigt hast, warst auch du erledigt und viel Zeit blieb ebenfalls nicht mehr übrig.
Das Wichtige und Kreativität erforderliche zuerst
Daher ist der weltbeste Effizienztipp für einen erfolgreichen Tag dieser: Am Morgen alle Ablenkungen als erstes ausschalten bzw. erst gar nicht hochfahren. Mail bleibt geschlossen, Handy auf Flugmodus, wenn’s geht Türe des Büros schliessen, Telefonate umleiten – stell dir vor, du wärst einfach erst zwei Stunden später im Büro. Dann definierst du, was wichtig ist und was deine Kreativität an diesem Tag erfordert. Dann geht’s los: Du widmest dich mit voller Konzentration und ausschliesslich dieser einen Tätigkeit für ein Zeitfenster von 1.5-2 Stunden. Vielleicht hilft es dir auch auf einer A4-Seite deine wichtigste Aufgabe gross aufzuschreiben. Dabei bitte unbedingt darauf achten, dass sie aktiv formuliert ist: „Produktlancierung brainstormen“, „Fischfangartikel schreiben“, „Effizienzmatrix überarbeiten“. Du hast nur dieses eine Blatt und die Unterlagen auf dem Tisch, welche du für diese Aufgabe benötigst. Alles andere sollte dein Blickfeld nicht berühren, auch wenn das Chaos notfalls vorübergehend hinter deinem Bürostuhl auf dem Boden liegt.
Warum kann ich nicht zuerst den Weg frei räumen?
Wenn du zuerst E-mails abarbeitest, kleinen Krimskrams erledigst und aufräumst, dann verschwendest du deine wertvollste Energie des Tages für verhältnismässig unwichtige Aufgaben. Denn jede Tätigkeit und Entscheidung die du triffst, benötigt deine mentale Leistungskraft. Mit halbleeren Kreativ-Batterien mühst du dich anschliessend an deinen wirklich wichtigen Tätigkeiten ab und wunderst dich, warum das alles so mühsam vorangeht.
Zudem: Die dringenden Dinge wirst du erledigen, egal wann. Du wirst am Ende des Tages dafür Zeit einräumen. Aber wirst du dich müde am Abend einem wichtigen Projekt widmen, welches viel Zeit zum Nachdenken und kreativ sein erfordert? Wohl kaum. Du wirst es auf morgen verschieben. Und dann vielleicht auf übermorgen.
Warum wir uns nicht automatisch dem Wichtigen widmen?
Viele von uns leiden an Aufschieberitis und dies in zunehmendem Masse. Die Gründe dafür sind vielfältig. Wir stehen vor einer Herausforderung und mögen uns dieser nicht gerade stellen, finden die Energie nicht. Oder wir haben das Gefühl, dass noch 100 andere Dinge zuvor erledigt werden müssen, bevor wir das Projekt ordentlich starten können. Oder wir wollen etwas so perfekt machen, dass wir es nicht zu starten wagen bis auf den absolut letzten Drücker. Ausserdem trainieren wir uns im Alltag darauf unangenehmen, herausfordernden Situationen ständig zu entfliehen. Wir machen kurz eine Online-Recherche, die uns abschweifen lässt, checken unser Telefon oder gehen noch kurz auf ein Schwätzchen beim Kollegen vorbei. Es braucht also eine gewisse Disziplin, sich als erstes und konsequent den wichtigen Dingen zuzuwenden. Doch die Belohnung dafür ist sehr befriedigend: Man wird effizienter und die Qualität der Arbeit wird erst noch gesteigert. Drum zitiere ich hier gerne Nike als Affirmation für die Morgenstunden: „Just do it“.
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