Was habe ich heute den ganzen Tag gemacht? Ein lahmes Meeting nach dem anderen!
Die meisten von uns kennen die Realität der Tage, die gefüllt sind mit einem zähen Meeting nach dem anderen. In vielen Unternehmungen werden viel zu viele Besprechungen abgehalten, so viele, dass ein seriöse Bearbeitung der Inhalte und Beschlüsse kaum möglich ist. Mit diesen zehn Punkten kannst du überprüfen, ob ein Meeting wirklich notwendig ist und dafür sorgen, dass jede Besprechung optimal strukturiert ist:
1. Sorge für ein klares Ziel der Besprechung: Dieses sollte beim Verschicken der Einladung erwähnt sein, in den Einstiegsworten zum Meeting genannt werden und zu jedem Zeitpunkt des Meetings für alle Teilnehmenden nachvollziehbar sein.
2. Grenze den Teilnehmerkreis ein: Jeder Teilnehmer, der mit halber Aufmerksamkeit anwesend ist, schwächt die Energie des Teilnehmerkreises. Drum lade ausschliesslich Personen ein, welche die Inhalte des Meetings tatsächlich betreffen.
3. Jeder ist verantwortlich für das Gelingen des Meetings: Jeder ist verantwortlich für die Energie, welche er in ein Meeting bringt und jeder beeinflusst damit das Gelingen des Treffens. Um dies allen Teilnehmenden bewusst zu machen, kann die Sitzungsleitung rotiert werden.
4. Halte die Agenda schlank: Setze nur die zentralsten Themen auf die Traktandenliste. Nebenschauplätze, welche nicht alle Teilnehmer betreffen, sollten in separaten Treffen besprochen werden.
5. Lege einen Zeitplan fest: Jedes Traktandum erhält ein Zeitbudget. Hiermit wird der Raum abgesteckt, welcher dem Thema eingeräumt werden soll. Ein verlässlicher Zeitplan ist motivierend für die Teilnehmenden und hält alle zur Relevanzüberprüfung von Beiträgen an.
6. Zeiten werden eingehalten: Entsteht der Eindruck, dass dem Sitzungsleiter die Zeiten entgleiten, werden die Teilnehmenden innerlich unruhig, ihre Aufmerksamkeit schweift ab.
7. Vorbereitung zählt: Um ein effizientes Meeting abhalten zu können, ist eine gute Vorbereitung aller Teilnehmenden notwendig. Bemerkst du, dass nicht alle Teilnehmenden mit den Inhalten vertraut sind, können ein Abbruch des Meetings und ein neuer Termin sinnvoll sein. Alternativ kann auch eine gemeinsame Vorbereitungszeit vor dem Meeting eingeplant werden.
8. Es sind nur kurze, knackige Präsentationen zugelassen: In der Kürze liegt die Würze. Auch wenn man als Leiter eines Projekts gerne über alle Details informieren möchte, muss man die Zielgruppe ständig vor Augen halten und überlegen, was für diese von Wichtigkeit ist. Meetings sollen nicht Plattformen zur Selbstdarstellung sein, sondern der Information, der Diskussion oder für das Treffen einer Entscheidung dienen.
9. Die Ergebnisse werden festgehalten: Ja, es ist nicht spassig ein Protokoll zu schreiben, leider geht es aber nicht ohne. Dies ist in Form eines kurz gehaltenen Ergebnisprotokolls ausreichend, welches möglichst rasch im Anschluss an das Meeting per Mail an alle Teilnehmenden verschickt wird.
10. Aktionspunkte terminiert und die Ausführung kontrolliert: Zu erledigende Aufgaben müssen im Ergebnisprotokoll zwingend mit einer Deadline versehen werden, welche von den Vorgesetzten kontrolliert wird. Dieser Punkt definiert auch, welche Bedeutung den Meetings künftig beigemessen wird.